本报8月28日讯(记者 苏婷)档案电子化是公共资源交易全流程电子化的最后一步,泰安市公共资源交易中心肥城分中心聚焦交易档案数字化建设,提升档案管理水平和服务能力,实现了“来源可溯、去向可查、全程留痕、责任可究”的电子档案数字化管理新模式。
传统纸质档案的管理、存储和检索往往耗费大量的时间和人力,而电子档案管理的全面推行,打通了与电子交易系统之间的数据通道,涵盖了项目立项审批、招标文件、投标文件、评审报告、中标结果、中标通知书以及合同履约管理等环节,涉及的档案资料实现自动归集、一键归档、数字化存档、在线调阅等,为解决问题提供了绝佳方案。
在完善制度机制方面,肥城分中心严格遵照《中华人民共和国档案法》《山东省档案管理考核办法》规定,对中心各类档案的归档管理、存放保管、查阅利用等进行规范,落实管理责任,建立失职追责制度,全面提高档案管理水平,更有效妥善地对交易档案进行保护和利用。
同时,肥城分中心坚持高起点建设,按照防火、防盗、防光、防高温、防潮、防尘、防虫、防霉“八防”要求,建成了温控除湿系统、防灭火系统。另外,该中心投资48万余元购置了电子交易档案刻录一体机、存储管理机、查询机等设施设备,夯实硬件基础,做到硬件前面走,管理跟在后,工作出实效。
目前,肥城分中心实行中心负责人统筹、档案室统一保管的分级分类管理模式,实现建设工程类、政府采购类、其他交易类项目“模块化”管理,将数字化档案与数字化交易一并推进,做到项目电子档案的数据收集、光盘制作、归档存储、管理查询等全流程规范化管理,有效提升档案管理效率和便利化水平。
肥城分中心将继续立足工作实际,以档案数字化为抓手,着力提升公共资源电子化水平,并逐步实现档案管理“数字化”到“智慧化”的提质升级,赋能公共资源交易高质高效发展。